Sommario
- Costo dell'ente certificatore
- Costo della consulenza
- Costo del personale
- Altri costi
- Come muoversi nella giungla
Molto spesso la prima domanda che ci viene posta è: "Quanto costa certificarsi?"
È come chiedere: "Quanto costa una casa?"
Impossibile rispondere di primo acchito, ma la domanda è abbastanza normale se si pensa che generalmente chi acquista un servizio di consulenza per un sistema di gestione non ha la minima idea di cosa stia comprando e l'unico parametro di giudizio diventa ovviamente il prezzo.
Vediamo di fare un po' di chiarezza.
I costi di sviluppo e certificazione di un sistema di gestione si compongono essenzialmente di tre voci.
- Costo dell'ente certificatore (certificazione e successivi mantenimenti)
- Costo della consulenza
- Costo del personale
Costo dell'ente certificatore
Il costo degli enti certificatori è il più facile da determinare; essi infatti basano principalmente i loro listini sulla numerosità di dipendenti e collaboratori fissi e applicano poi (limitati) correttivi relativi al settore produttivo, alla presenza o meno di sedi distaccate, alla complessità dei processi, ecc.Con le tabelle IAF(International Accreditation Forum) si determina il numero di giorni di audit per la certificazione e per il mantenimento triennale della stessa [es.: tabella IAF Durata degli audit S.G.Q. e S.G.A.]. Si applicano poi i correttivi di cui sopra e si aggiunge il costo di apertura della pratica di certificazione.
Soprattutto per la certificazione dei sistemi di gestione per la qualità, le tariffe applicate dagli enti accreditati da ACCREDIA sono abbastanza allineate.
Prendiamo come esempio la certificazione ISO 9001 di un'azienda fino a 10 dipendenti (il 95% delle aziende italiane):
- Costo certificazione: da 1.300 a 1.500 Euro
- Mantenimento triennale: da 2.500 a 3.000 Euro
Costo della consulenza
A meno che lo scopo non sia solo quello di "comprare" l'agognato "bollino" e non si decida quindi di affidarsi a chi vende fotocopie di sistemi e poi a un ente certificatore disponibile a chiudere uno o entrambi gli occhi, il costo della consulenza è impossibile da determinarsi a priori.Per il consulente il numero dei dipendenti conta veramente poco. Per valutare il suo impegno deve conoscere la complessità dei processi dell'azienda, la sua organizzazione, le procedure in essere (normalmente non formalizzate).
È abbastanza evidente come lo sviluppo di un sistema di gestione per un'azienda di dieci dipendenti che progetta e stampa dépliant pubblicitari sia ben più impegnativo di quello dell'azienda di cento dipendenti che infilano quei dépliant nelle buche delle lettere.
Sì, d'accordo, ma quanto costa?
Ancora un po' di pazienza per definire qualche altro parametro per inquadrare la consulenza sui sistemi di gestione e ci arriviamo.
Costo del personale
È un costo che pochissimi considerano. Consiste nel tempo sottratto all'attività lavorativa per seguire corsi di formazione e per la collaborare alla stesura della documentazione.Può essere piuttosto elevato ed è fortemente dipendente dalla scelta del consulente e dal suo utilizzo.
- Formazione: chi sarà delegato a gestire il sistema deve essere addestrato a fondo, sia sulle norme, sia con uno stretto affiancamento durante lo sviluppo del progetto; per tutti gli altri è sufficiente una formazione sui concetti basilari delle norme e sulle nuove procedure introdotte. Ore e ore di corsi sono solo uno spreco di denaro. L'esperienza ci insegna che la miglior formazione avviene sul campo applicando quotidianamente il sistema.
- Documentazione: per mettere i dipendenti nelle condizioni di scrivere correttamente la documentazione del sistema occorrerebbero parecchie ore di corsi. E comunque impiegherebbero molto più tempo di un professionista abituato a farlo. Senza contare che lo stesso professionista dovrebbe poi correggerle. È nostra opinione che a dover scrivere la documentazione sia il consulente, che conosce bene le norme, è abituato a scrivere procedure e ha un'idea complessiva del sistema che si sta sviluppando. Ovviamente ciò deve avvenire in stretta collaborazione con il personale che conosce a fondo l'organizzazione della specifica azienda.
A questi costi iniziali si aggiunge il costo di utilizzo del sistema di gestione.
Anche questo dipende fortemente dal consulente, che deve aiutare l'azienda a definire un sistema di registrazione dei dati snello ed efficace che non appesantisca inutilmente il lavoro dei dipendenti.
Altri costi
In taluni casi si evidenziano altri costi. Specie durante l'adozione di sistemi di gestione ambientale o per la salute e la sicurezza, non è infrequente rilevare la necessità di apprestamenti di infrastrutture necessarie alla corretta operatività o al miglioramento delle prestazioni dell'azienda, quando addirittura non si rilevi il mancato rispetto di cogenze (tra i casi più comuni: DVR non aggiornato; mancanza della formazione di legge sulla sicurezza; insufficiente o errata segnaletica di sicurezza; assenza, non solo delle prove, ma addirittura delle procedure di evacuazione; contenitori di oli esausti non a norma; ecc.).Come muoversi nella giungla
ConsulentiForse anche a causa della crisi ormai permanente, i consulenti spuntano dal nulla come funghi. Fidarsi di un sito internet [anche di questo - N.d.R.] non è la scelta migliore. Meglio il passaparola di chi l'esperienza l'ha già fatta. Ammesso che sia disponibile anche ad ammetterne gli errori.
In generale, nella scelta del consulente bisogna ricordare che deve essere in grado di svolgere le seguenti attività:
- analisi dei processi e dell'organizzazione aziendale
- stesura (in collaborazione con il personale) della documentazione del sistema
- definizione del sistema di registrazione e analisi dei dati
- formazione del personale
- supporto ai responsabili dell'azienda nell'introduzione del sistema di gestione
- supervisione sull'applicazione del sistema
- supporto ai responsabili e alla direzione durante i primi audit interni e riesami
- supporto nella valutazione dei margini di miglioramento
- preparazione dell'audit di certificazione (aiuto nella scelta dell'ente certificatore, supporto nel disbrigo delle pratiche burocratiche, audit ai responsabili)
- supporto durante l'audit di certificazione ed eventualmente durante i primi audit di mantenimento
Se un'azienda decide di fare un investimento in un sistema di gestione, quell'investimento deve avere un ritorno, in termini di eliminazione degli sprechi, di riduzione dei costi, di miglioramento del prodotto o del servizio, o di aumento della sicurezza, o della sostenibilità ambientale, ecc.
Per far ciò, il consulente deve trasferire all'azienda le sue conoscenze normative e un po' delle sue esperienze di lavoro, per aiutarla a sviluppare il sistema di gestione più adatto alle sue necessità. Quindi il consulente dovrebbe possedere anche una qualche esperienza nel settore nel quale l'azienda opera, in quanto il supporto nella valutazione dei margini di miglioramento può richiedere la conoscenza del mercato di riferimento o dell'applicazione di tecniche specifiche (es.: lean manufacturing, tanto per citare un termine molto abusato e poco applicato).
Ed eccoci arrivati al punto. Allora quanto può costare una consulenza - dal primo incontro fino all'ottenimento del certificato ISO 9001 - per l'azienda "fino a dieci dipendenti" di cui sopra?
A meno che l'azienda non sia già perfettamente strutturata e stia proprio a fianco dell'ufficio del consulente (i viaggi sono un costo importante!), riteniamo praticamente impossibile fare al meglio quanto descritto per meno di 3.000 Euro. Così come appare esagerato, se non in casi eccezionali, arrivare a superare gli 8÷9.000 Euro. Il valore medio si attesta sui 4.500÷5.000 Euro.
Ripetiamo: si tratta di un valore medio. E di vestiti fatti su misura per clienti uno diverso dall'altro.
Enti di certificazione
In Italia sono circa 170 gli enti accreditati da ACCREDIA, senza contare quelli esteri soggetti a mutuo riconoscimento.
Il nostro consiglio è quello di verificare gli schemi e i settori coperti da accreditamento dei vari enti nel link indicato qui sopra e poi chiedere preventivi a quelli più importanti. Perché agli enti più importanti? Perché normalmente hanno i valutatori di maggior esperienza e il confronto con un buon valutatore in fase di verifica è un valore aggiunto sostanziale nel processo di miglioramento di un sistema di gestione.
